Công nghệ mã vạch là những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số, sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc đươc. Trong quản lý hàng hoá chúng ta gọi dãy số và dãy vạch  là mã số mã vạch (MSMV) của hàng hoá.

Công nghệ Mã số mã vạch đầu tiên đ­ược chế tạo và đư­a vào sử dụng trên toàn thế giới từ những năm thập kỷ 70 của thế kỷ 20. Do nhu cầu phát triển sản xuất và kinh doanh th­ương mại, công nghệ mã số mã vạch ngày nay càng đư­ợc nghiên cứu hoàn thiện, phát triển và đư­ợc ứng dụng rộng rãi trong đa ngành kinh tế và trên toàn thế giới. Năm 1973 tổ chức MSMV đầu tiên đư­ợc thành lập, đó là Hội đồng mã thống nhất của Mỹ (viết tắt tên tiếng Anh là UCC). Vào năm 1977 Hội mã số vật phẩm Châu âu (EAN) ra đời do sáng kiến của 12 nước Châu Âu, đến năm 1984 đổi thành EAN International, là một tổ chức phi lợi nhuận, hoạt động trên cơ sở trung lập với mục đích chính là đẩy mạnh áp dụng hệ thống EAN trên toàn cầu trong tất cả các ngành kinh tế - xã hội nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho th­ương mại quốc tế (đặc biệt là thương mại điện tử. . .). Đến năm 2005, hai tổ chức EAN International và UCC hợp nhất thành một tổ chức phân định toàn cầu có tên là GS1.  

Mã vạch GS1 (bar Code) là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ đư­ợc thiết kế theo một nguyên tắc mã hoá nhất định để thể hiện mã số (hoặc cả chữ lẫn số) dư­ới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser (Scanner) nhận và đọc được. Thiết bị đọc được kết nối với máy tính và mã vạch đ­ược giải mã thành dãy số một cách tự động, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản phẩm hàng hóa.  

Như­ vậy, mã số GS1 đóng vai trò “chìa khoá” để thu nhận và tra cứu dữ liệu một cách tự động.    

Các đặc tính ưu việt của công nghệ MSMV:

- Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp: giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.    

- Chính xác: với cấu trúc đ­ược tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản Mã số Mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập”  và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn.    

- Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.    

- Thoã mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, Mã số mã vạch giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số l­ượng hàng, chủng loại, về chất lư­ợng hàng và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu.    

Bên cạnh đó, Công nghệ Mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinh doanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của Doanh nghiệp vì:    

+ Do có những tính ­ưu việt trên, Mã số mã vạch EAN đ­ược chấp nhận ở mọi điểm trong “chuỗi cung ứng” quốc tế và trong mỗi quốc gia thành viên.    

+ Trong dịch vụ trao đổi thông tin điện tử, Mã số mã vạch là ngôn ngữ quốc tế để soạn thảo các gói tin (messages) về đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, nghiên cứu thị trường, đối tác, khiếu nại... Đây là điều kiện không thể thiếu đư­ợc và là một thách thức với các bên tham gia vào thư­ơng mại điện tử toàn cầu.    

+ Do đáp ứng đư­ợc yêu cầu khách hàng, Mã số mã vạch có thể tạo điều kiện mở rộng thị phần, tham gia vào thị trư­ờng quốc tế và đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu.    

Ngoài ra, Mã số mã vạch cũng là công cụ hữu ích trong việc quản lý hoạt động nội bộ của Doanh nghiệp như: theo dõi và điều hành quá trình xuất nhập nguyên vật liệu; quản lý kho; quản lý nhân sự, quản lý vốn kinh doanh...    

Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?    

Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp mã doanh nghiệp GS1. Sau đó, doanh nghiệp tự lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm của mình. Thủ tục đăng ký sử dụng MSMV được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006. Để được sử dụng và duy trì sử dụng mã số doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí đăng ký và phí duy trì hàng năm. Hai loại phí này do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002.    

Mã quốc gia của các nước thành viên GS1:

Các tài liệu liên quan đến Mã số mã vạch: 

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA (TCVN)    

1. TCVN 6380:2007 Thông tin và tư liệu. Mã số tiêu chuẩn Quốc tế cho sách (ISBN)    

2. TCVN 6381:2007 Thông tin và tư liệu. Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN)    

3. TCVN 6384:1998 Mã số mã vạch vật phẩm. Mã UPC-A. Yêu cầu kỹ thuật    

4. TCVN 6512:2007 Mã số mã vạch vật phẩm. Mã số đơn vị thương mại. Yêu cầu kỹ thuật    

5. TCVN 6513:1999 Mã số mã vạch vật phẩm. Mã vạch ITF. Yêu cầu kỹ thuật    

6. TCVN 6754:2007 Mã số và mã vạch vật phẩm. Số phân định ứng dụng GS1    

7. TCVN 6755:2000 Mã số và mã vạch vật phẩm. Mã vạch EAN.UCC-128. Quy định kỹ thuật    

8. TCVN 6756:2000 Mã số và mã vạch vật phẩm. Mã số mã vạch EAN cho sách và xuất bản phẩm nhiều kỳ. Quy định kỹ thuật    

9. TCVN 6939:2007 Mã số vật phẩm. Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số. Yêu cầu kỹ thuật    

10. TCVN 6940:2007 Mã số vật phẩm. Mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số. Yêu cầu kỹ thuật    

11. TCVN 7199:2007 Phân định và thu thập dữ liệu tự động. Mã số địa điểm toàn cầu GS1. Yêu cầu kỹ thuật    

12. TCVN 7200:2007 Mã số mã vạch vật phẩm. Mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri (SSCC). Yêu cầu kỹ thuật    

13. TCVN 7201:2007 Phân định và thu nhận dữ liệu tự động. Nhãn đơn vị hậu cần GS1. Yêu cầu kỹ thuật    

14. TCVN 7202:2002 Phân định và thu nhận dữ liệu tự động. Mã vạch 3.9. Yêu cầu kỹ thuật    

15. TCVN 7203:2002 Mã số mã vạch vật phẩm. Yêu cầu kiểm tra xác nhận chất lượng mã vạch    

16. TCVN 7322:2003 Công nghệ thông tin. Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động. Công nghệ mã vạch. Mã QR    

17. TCVN 7454:2004 Phân định và thu thập dữ liệu tự động. Danh mục tên dữ liệu mô tả thương phẩm sử dụng mã số EAN.UCC    

18. TCVN 7626:2007 Công nghệ thông tin. Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động. Yêu cầu kỹ thuật đối với kiểm tra chất lượng in mã vạch. Mã vạch một chiều    

19. TCVN 7639:2007 Mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng (GRAI) và mã toàn cầu phân định tài sản riêng (GIAI). Yêu cầu kỹ thuật    

20. TCVN 7825:2007 Công nghệ thông tin. Kỹ thuật phân định và thu thập dữ liệu tự động. Yêu cầu kỹ thuật mã vạch. EAN/UPC    

TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ (ISO)    

1. ISO 12656:2001 Micrographics — Use of bar codes on aperture cards    

2. ISO 15394:2000 Packaging — Bar code and two-dimensional symbols for shipping, transport and receiving labels    

3. ISO 22742:2005  Packaging — Linear bar code and two-dimensional symbols for product packaging    

4. ISO/IEC 15415:2004 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code print quality test specification — Two-dimensional symbols    

5. ISO/IEC 15416:2000 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code print quality test specification — Linear symbols    

6. /IEC 15417:2007 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Code 128 bar code symbology specification    

7. /IEC 15419:2001 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code digital imaging and printing performance testing    

8. ISO/IEC 15420:2000 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code symbology specification — EAN/UPC    

9. /IEC 15421:2000 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code master test specifications    

10. ISO/IEC 15423:2004 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code scanner and decoder performance testing    

11. ISO/IEC 15426-1:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code verifier conformance specification — Part 1: Linear symbols    

12. ISO/IEC 15426-2:2005 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Bar code verifier conformance specification — Part 2: Two-dimensional symbols   

13. ISO/IEC 15438:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — PDF417 bar code symbology specification    

14. ISO/IEC 16022:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Data Matrix bar code symbology specification    

15. ISO/IEC 16388:2007 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Code 39 bar code symbology specification    

16. ISO/IEC 16390:2007 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Interleaved 2 of 5 bar code symbology specification    

17. ISO/IEC 18004:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — QR Code 2005 bar code symbology specification    

18. ISO/IEC 24723:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — EAN.UCC Composite bar code symbology specification    

19. ISO/IEC 24724:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Reduced Space Symbology (RSS) bar code symbology specification    

20. ISO/IEC 24728:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — MicroPDF417 bar code symbology specification    

21. ISO/IEC 24778:2008 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Aztec Code bar code symbology specification    

22. ISO/IEC TR 19782:2006 Information technology — Automatic identification and data capture techniques — Effects of gloss and low substrate opacity on reading of bar code symbols    

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT    

1. 2373/2000/QĐ-BKHCNMT: Quyết định của Bộ trưởng Bộ KHCN và MT về việc quản lý mã số mã vạch    

2. 45/2002/QĐ-TTg: Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định nội dung quản lý nhà nước về mã số mã vạch và cơ quan quản lý nhà nước về mã số mã vạch    

3. 88/2002/TT-BTC: Thông tư quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vach    

4. 15/2006/QĐ-BKHCN: Quyết định của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Về việc ban hành “Quy định về việc cấp, sử dụng và quản lý mã số mã vạch”    

5. 36/2007/TT-BTC: Thông tư của Bộ Tài chính số 36/2007/TT-BTCsửa đổi, bổ sung Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính Quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch